Dateien organisieren

Ordnung zu halten ist schwierig! Wer jedoch wenige Regeln beachtet, tut sich im täglichen Umgang mit Dateien auf seinem Computer deutlich einfacher. Das betrifft seine Arbeitsumgebung wie auch den privaten Computer. Seien es Fotos oder simple Textdateien – Unordnung entsteht im Nu.

Ordnung ist die Verbindung des Vielen nach einer Regel.

Immanuel Kant

Und Unordnung ist nicht nur nervig wenn man eine Datei sucht, sondern auch gefährlich! Denn man kann nicht mehr sicherstellen, dass die Datei, die eine wichtige Datei, auch wirklich vorhanden und nicht aus Versehen gelöscht wurde. Auch kann man nur dann sicherstellen, dass alles wie es sein soll gebackuped wurde, wenn man weiß wo sich Dateien befinden.

Daher hier fünf einfache Tipps, wie man Ordnung in seine Dateien und Ordner bringen kann:

#1 Ordnerstruktur

Aller Anfang ist schwierig. Daher sollte man sich seine Dateien anschauen und sich Notizen machen wie man eine möglichst sinnvolle Struktur einziehen kann. Kategorisierungen wie „Bank“, „Belege“ oder „Kind“ machen hier Sinn. Darüber steht eine Struktur wie „Dokumente“, „Privat“ oder „Arbeit“. Wer, wie ich ungern mit Tags auf dem Computer arbeitet, ist mit einer mehrgliedrigen, aber nicht all zu tiefen Ordnerstruktur gut bedient. Wird die Struktur zu fein, wird es schwierig die Disziplin auf zu bringen sie aufrecht zu erhalten. All zu grob sollte sie auch nicht sein, soll sie doch verhältnismäßig gut eine Ordnung abbilden. Meine alltägliche Erfahrung hat gezeigt, dass man in einer ersten Ebene gut mit maximal 10 bis 15 Ordnern auskommen kann. Darunter geht es maximal drei Ebenen weiter – allerdings mit immer weniger Ordnern. Schon in der zweiten Stufe versuche ich mit maximal 5 Ordnern aus zu kommen – darunter dann noch weniger. Auf diese Weise wird das Wiederfinden von Ordnern und den darin befindlichen Dateien deutlich einfacher.

Eine solche Ordnerstruktur kann man ganz einfach auf dem Desktop anlegen und ausprobieren. Man geht ein Verzeichnis mit Dateien durch und geht gedanklich durch, in welchen Ordner man sie eingruppieren würde. Man sollte für die Meisten ein sinniges Plätzchen finden. Einen „Temp“, „Sonstiges“ oder „Archiv“ Ordner darf natürlich nie fehlen. Die Dateien darin leiten aber gleich schon zu #2 über…

#2 Nicht mehr benötigte Dateien aussortieren

Ordnung besteht auch darin, sich von alten, nicht mehr benötigten Datei-Müll zu verabschieden. Beim Einsortieren der bestehenden Dateien in die neue Ordnerstruktur fallen diese Dateien meist aus. Besonders Dateien im „Temp“ oder „Sonstiges“ Ordner sind interessante Kandidaten. Über das Erstellungs- oder Änderungsdatum kann man ebenfalls gut erkennen wann man die Datei zuletzt genutzt hat. Dateien älter als 3 Jahre wird man aller Voraussicht nie wieder nutzen. Sollte man sich noch immer unsicher sein, verschiebt man sie in das Archiv. Man sollte aber auch am Ende der Säuberungsaktion so konsequent sein, das Archiv als ZIP Datei zu packen und separat gut zu verwahren. So spart es platz, man hat die Dateien zur Not noch parat.

#3 Duplikate finden und zusammenführen

Wer lange mit Dateien arbeitet, generiert zwangsläufig Kopien. Diese Duplikate und unterschiedliche Versionen einer Datei zu finden ist ein Schlüssel für ein ordentliches Dateisystem. Duplicate Finder Software ist hier eine gute Hilfe. Sie listet auch Dokumente auf die zwar unterschiedlich heißen, aber den gleichen Inhalt haben. Gleiche Dateien unterschiedlicher Versionen, die man später noch braucht, kann man per Namenskonvention (siehe #4) unterschiedlich benennen – entweder mit Datum versehen oder einer Versionsnummer. Ansonsten gilt es, nur die neueste Version zu behalten.

#4 Namenskonvention einführen

Idealerweise hat man nun eine Ordnerstruktur mit Dateien darin. Die Dateien enthalten keine Duplikate oder unerwünschte Dateien mehr aber man muss einzelne Dateien dennoch auffinden können. Hierfür ist der Dateiname entscheidend. Er sollte sprechend sein und ausserdem eine gewisse Ordnung ermöglichen. Wie genau man benamt ist natürlich jedem selbst überlassen und folgt den eigenen Vorlieben und Suchgewohnheiten. Für mich bewährt hat sich, das Erstellungsdatum voran zu stellen im Format YYYYMMTT (z.B. 20170419 für eine Datei vom 19. April 2017). Danach setze ich meist einen sinnvollen Dokumentnamen – also nicht 20170419_workbook.xlsx sondern z.B. 20170419_Stromkostenaufstellung.xlsx. Man kann dann noch weiter gehen und eine Versionsnummer (z.B. _V1 oder V1-1) anhängen oder weitere Eigenschaften wie „_Wichtig“ oder „_Steuern“. Nun braucht man etwas Zeit und Geduld alle Dateien durch zu schauen und korrekt zu benamen.

#5 Die richtige Backup Strategie

Last but not least die richtige Backup Strategie. Denn die neu erstellte Ordnung will man ja möglichst komfortabel erhalten und gegen Verlust schützen. Eine Möglichkeit sind dabei Cloud Dienste. Man sollte sich die Zeit nehmen, entweder privat oder geschäftlich, einen näheren Blick auf den jeweiligen Dienst zu haben. Wo werden die Daten gespeichert? Was für Funktionen stehen mir über den reinen Speicherplatz hinaus zu verfügung? Letztlich noch die Frage ob ich wirklich einen vermeintlich kostenlosen Dienst nutzen will um meine wichtigsten Unterlagen zu speichern. „Ist etwas kostenlos, bin ich nicht Kunde, sondern das Produkt!“ – will heißen: Ich habe keinen Anspruch auf Datensicherheit, Datenschutz, Verfügbarkeit usw. gegenüber zunächst kostenfreien Diensten. Dies spielt natürlich ganz besonders im Geschäftsumfeld eine Rolle – Aber auch privat ist es ein wichtiges Thema! Zusammenarbeit und das Teilen von Dateien mit Dritten sollte die Lösung leicht und einfach unterstützen. Bei Unternehmen spielen darüber hinaus noch viele weitere Themen eine Rolle: Zugriff auf Bestandsdaten, Reporting, User Management, Compliance etc. ShareFile ist hier der Anbieter den man sich auf jeden Fall anschauen sollte.

Eine weitere Möglichkeit für den Privatnutzer ist ein NAS (Network Attached Storage) oder platt gesagt eine „Netzwerkfestplatte“. Anbieter wie Western Digital oder der mir sehr ans Herz gewachsene Synology sind hier die größten Namen. Wichtig bei einem NAS sollte sein, dass es sich dabei um ein RAID System handelt – also intern Daten nicht auf einer sondern auf zwei (oder mehr) Festplatten gleichzeitig speichert um den Ausfall eines Mediums ausgleichen zu können. NAS Anbieter wie Synology bieten zum Teil Apps auf dem Computer Dateien einfach zu synchronisieren und auf ein sicheres Medium zu kopieren.

Besonders gut ist auch die Kombination von privater Cloud auf einem NAS und einem Cloud Dienst. Synology erlaubt es beispielsweise Ordner automatisch mit Cloud Diensten zu synchronisieren. Auf diese Weise ist man auch gegen die größte Katastrophe geschützt.

Wer diese fünf Schritte beherzigt und sich die Zeit über ein paar ruhige Tage nimmt, wird schon sehr bald danach die Vorteile feststellen. Es spart immens Zeit beim Suchen, sichert die Dateien für die Zukunft und spart potentiell sehr viel Geld. Viel Spaß beim ausprobieren.

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