Email Postfach organisieren

Viele Nutzer sind bei dem Begriff „Email Ordner“ entweder verzückt oder zucken erschreckt zusammen. Heutzutage wird man überschüttet mit hunderten von Emails am Tag. Gleichwohl haben viele von uns kein Konzept zum Bearbeiten, Sortieren und Aufbewahren ihrer Emails und flüchten sich in eine vermeintliche Ordnung an Türmen von Ordnern. Das führt zu falsch und nicht effektiv genutzter Zeit. Wir sind am Ende mehr beschäftigt mit dem Archivieren und Verwalten von Emails statt uns mit der eigentlichen Arbeit zu beschäftigen. Das gilt es durch einen festen Workflow und durch eine flache, einfache Organisation zu vermeiden. Hier vier simple Tipps die jedem im Arbeitsalltag weiterhelfen können:

Tipp 1: Ordner im E-Mail-Programm einrichten

Ordner-Liebhaber bekommen beim ersten Tipp gleich glänzende Augen. Aber Vorsicht, für Ordner-Freaks bedeutet das in erster Linie: Ordner Löschen! Denn weniger ist hier mehr! Denn: Täglich schlagen wir uns mit Türmen von Mail-Ordnern herum. Aufgaben, Prioritäten oder Projekte ändern sich und man muss seine Struktur ändern. Wenn man Emails sucht, sucht man über alle Ordner, denn das Finden des betreffenden Ordners erfordert Zeit. „War die Mail von meinem Chef im Personal-Ordner oder im Abteilungs-Ordner?“. Neben der Pflege der Ordnerstruktur verlangt sie von uns tagtäglich hundertfach Entscheidungen ab: „Gehört die Mail zum Projekt oder zum Kunden?“ – oft lautet die Antwort: „Beides!“. Genau hier endet dann die Möglichkeit Mails nach Inhalt zu kategorisieren! Daher der eindringliche Tipp sie nach Aktionen zu sortieren!

Denkt man das Konzept zu Ende, erhält man 4 Ordner: Warten, Erledigt, Archiv und Listen. Zusätzlich hat man natürlich nach wie vor den Posteingang und den Papierkorb. Hat das Konzept Nachteile? Keine wesentlichen! Denn gesucht hat man ja bisher auch meist über alle Ordner, da man vorher nicht sicher sein konnte in welchen Ordner man Mails einsortiert hat. Ausserdem ist es viel einfacher durch eine flache Liste zu scrollen, als sich dutzende Ordner an zu sehen!

Nachfolgend eine Beschreibung welche Mails in welchen Ordner kommen:

Posteingang

Im Posteingang landen zunächst einmal alle Emails die man den Tag über empfängt. Er dient sowohl als „ToDo“ Liste wie auch als Ausgangspunkt für eine weitere Sortierung von Emails – was im Grunde auch nichts weiter ist als ein ToDo. Der Posteingang ist demnach der einzige Ordner in den ich häufig rein schauen muss. Alle weiteren Ordner sind für die tagtägliche Arbeit uninteressant.

Erledigt

Erhalte ich eine Email die für mich eine Aktion erfordert (eine Antwort, das Erstellen eines Termins, einen Anruf), so verschiebe ich die Mail nach getaner Arbeit in einen „Erledigt“ Ordner. Dieser dient als Aufbewahrung und Referenz meiner getanen Arbeit.

Warten

Unter „Warten“ werden Emails sortiert, die von mir keine unmittelbare Aktion erfordern sondern die ich beobachten möchte, auf weiteren Input warte etc. Ergo: Alles das beobachtet gehört. Wichtig hierbei ist es, sich eine Frist zu setzen wie lange man warten kann oder will. Email Kennzeichnungen (Flaggen) sind hierzu gut geeignet. In Outlook lässt sich dann auch eine Frist dazu eintragen und schon wird man am Stichtag daran erinnert. Erledigte oder alte Emails aus „Warten“ wandern nach diesem Zeitpunkt ebenfalls entweder in „Erledigt“ oder in den Papierkorb.

Archiv

Manchmal bekommt man Emails mit wichtigen Informationen oder Ideen die man längerfristig aufbewahren möchte oder muss. Hierzu dient der Archiv Ordner. Es bedarf ein klein wenig Selbstdisziplin diesen nicht übermäßig zu nutzen sondern nur für wirklich wichtige Korrespondenz. Denn schließlich sind auch Emails in „Erledigt“ nicht sofort weg und oft sind Emails im Archiv schlicht auch Mails die man löschen könnte, aber nicht will.

Listen

Listen ist der einzige Ordner in dem Unterordner, wenn auch in sehr geringer Zahl (maximal 5) erlaubt sind. Denn jeder von uns folgt ggf. Mailinglisten im Unternehmen über deren Inhalt man informiert sein möchte. Diese kann man in geringer Zahl als Unterordner anlegen. Im Root-Ordner von „Listen“ landen alle weiteren Mailinglists, Mailings oder automatisiert generierte Emails. Der Ordner Listen wird idealerweise über automatische Regeln gefüllt. Siehe dazu mehr unter Tipp 2: Automatisieren.

Papierkorb

Was soll man zum Papierkorb sagen? 😉

Tipp 2: Automatisieren

Das Automatisieren soll einem lästige wiederkehrende Tätigkeiten aus der Hand nehmen. In der Tat kann einem das sehr viel Arbeit ersparen. Beispielsweise kann man alte Emails im Ordner „Erledigt“ automatisch nach einigen Wochen oder Monaten löschen lassen damit dieser nicht das ganze Postfach füllt.

Des Weiteren sollte man einige automatische Regeln anlegen die Emails sortieren. Grenzen hierfür gibt es freilich keine aber hier sind zwei Ideen:

  1. Eine „Firewall-Regel“, so nenne ich meine Regel die dazu da ist, unerwünschte Emails sofort zu löschen. Hiervon habe ich drei! Firewall-Absender, Firewall-Empfänger und Firewall-Betreff. Firewall-Absender löscht Emails von bestimmten Absender-Adressen. Meist sind dies Mailinglisten. Firewall-Empfänger funktioniert genau so und zielt speziell auf Mails die von Nutzern an Mailinglisten geschickt werden. Listen deren Inhalt ablenken würde und nicht von Interesse ist, man sich aber nicht abmelden kann – häufig weil sie auf AD-Gruppen beruhen oder durch Vererbung eingestellt sind. Last but not least eine Firewall-Regel die alle Mails löscht mit gewissem Betreff. Auch hier meist Mailinglisten. Beispiele hierfür sind „SPAM Suspected“ oder der Name von gewissen Tools oder Seiten.
  2. Regeln für Mailinglisten: Es ist sinnvoll einige Mailinglisten zusammen zu fassen in eine Regel/Ordner – beispielsweise von Sozialen Netzen. Wichtige Mailinglisten kann man einem eigenen Ordner zuweisen. Aber sparsam damit sein! In manchen Fällen macht es auch Sinn einer Regel die Anweisung, eine Mail als gelesen zu markieren, hinzu zu fügen. Damit verhindert man zu viel Aufmerksamkeit auf unwichtige Mailinglisten.

Die Liste der automatischen Regeln kann man natürlich selbst weiter aussehen. Aber auch hier gilt: Weniger ist oft mehr. Denn auch in einem komplexen Regelwerk kann man sich verheddern und es kann zu Problemen kommen. Möglichst allgemein und bleiben und nicht kleinteilig werden.

Tipp 3: Feste Email Zeiten und einen Workflow

Jeder der täglich mit Mails zu tun hat weiß, wie groß die Verlockung ist ständig in sein Postfach zu schauen und auf Emails zu reagieren. Oft nehmen unwichtige Mails den Fokus, die Zeit und die Konzentration weg von dringenderen Aufgaben. Daher: Schalte den Signalton und die Benachrichtigung für Emails aus leg feste Zeiten fest, wann Emails beantwortet werden. Dies könnte zum Beispiel der Arbeitsbeginn sein, nach der Mittagspause und eine Stunde vor Feierabend. In dieser Zeit, die du dir auch im Kalender als Email-Zeit blocken kannst, bearbeitest du deine Emails.

Das will nicht heißen, dass du in der Zwischenzeit nicht in dein Emailprogramm schauen darfst! Im Gegenteil. Regelmäßiges Checken der Emails ist wichtig und richtig. Nur sollte man die Selbstdisziplin auf sich bringen nicht auf jede Email sofort zu reagieren – selbst wenn sie nur ein, zwei oder drei Minuten Arbeit erfordert. Checkt man nun seine Mail sollte man daher nur seinem festen Workflow folgen, und der lautet: Sortieren und Priorisieren!

Wie in der Abbildung zu sehen, sollte man bei allen hereinkommenden Mails entscheiden, ob sie von dir eine direkte Aktion erfordern. Ist keine Reaktion erforderlich, verschiebe die Email sofort entweder in den Papierkorb (die Mail war unwichtig, es war Spam etc.) in den Warten Ordner (sie erfordert in der Zukunft von dir eine Reaktion) oder in ein Archiv (die Mail enthält wichtige Informationen die du über längere Zeit aufbewahren musst.

Übrig bleiben Emails bei welchen eine Reaktion oder Arbeit erforderlich ist. Diese Emails kann man nun mit Hilfe von Email Kategorien oder Kennzeichnungen (je nach Programm) in drei Prioritäten einsortieren. Dies hilft die Mails in den Email-Zeiten schneller und geordnet abarbeiten zu können.

Tipp 4: Keine Anlagen verschicken!

Jeder von uns verschickt nicht nur Text-Mails sondern auch Anlagen an Mails. Dies hat allerdings zur Folge, dass man nicht nur sein Emailpostfach mit unnötigem Datenmüll füllt (denn selbst hat man die Dokumente ja ohnehin auf der Festplatte), es füllt zudem den Speicher von Laptops, verlangsamt die Suche und führt dazu das man nur schwerlich den richtigen Inhalt findet. Abhilfe schaffen Tools wie ShareFile, mit welchen es möglich ist lediglich Links auf Inhalte zu verschicken.

Durch die Links ist es möglich, immer die neueste Version einer Datei bereit zu stellen und nicht zwingend die, die man zur Verfügung hatte, als man die Mail verschickt hat. Man arbeitet nicht mit einer doppelten Datenablage und Dateien bleiben dort wo sie hin gehören.

Fazit

Mit nur einigen einfachen Handgriffen kann man sein Postfach radikal umkrempeln und seinen täglichen Arbeitsablauf stark vereinfachen. Damit spart man täglich einen kaufen Zeit, den man dann wieder für das konzentrierte bearbeiten von Emails nutzen kann. Wichtig ist nur, ein Mal den Absprung von seinen eigenen Türmen an Emailordnern zu schaffen. Dies erfordert etwas Überwindung und etwas Mut, bedeutet es doch, alle Mails in einen einzigen Ordner „Erledigt“ zu verschieben.

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